Chuyển đổi số vận tải hàng không: Từ e-freight đến ONE Record và những gì doanh nghiệp giao nhận cần làm ngay

Anh em trong ngành chắc cũng thấy, gần đây, chuyện “chuyển đổi số” cứ lởn vởn khắp nơi, từ mấy ông lớn đến mấy công ty nhỏ lẻ. Trong mảng vận tải hàng không, nó không còn là câu chuyện “có thì tốt” nữa mà là “phải có” nếu không muốn bị bỏ lại phía sau. Từ cái thời e-freight rục rịch, giờ đến cái tên ONE Record của IATA, tất cả đều xoay quanh một trục: làm sao để luồng thông tin, dữ liệu chạy mượt mà, nhanh chóng và chính xác như luồng hàng hóa vậy.

e-freight: Nền móng đầu tiên cho hành trình số hóa

Nhớ lại cái thời e-freight mới được IATA khởi xướng, mục tiêu rõ ràng là loại bỏ dần giấy tờ trong vận chuyển hàng không. Thay vì cả chồng Air Waybill (AWB) giấy, Manifest, House AWB, Master AWB, rồi các chứng từ liên quan khác, e-freight hướng đến việc số hóa toàn bộ. Các chứng từ điện tử như e-AWB, e-Manifest ra đời, giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, tăng tốc độ xử lý và giảm chi phí in ấn, lưu trữ.

Thời gian đầu triển khai, cũng lắm gian nan. Từ việc các hãng hàng không, đại lý giao nhận, đến cả cơ quan hải quan, đều phải thay đổi quy trình, đầu tư hệ thống. Không phải ai cũng mặn mà ngay. Nhưng rồi, những lợi ích rõ ràng về thời gian thông quan, giảm thiểu rủi ro mất mát chứng từ, và đặc biệt là khả năng theo dõi lô hàng tốt hơn đã dần thuyết phục được anh em. Theo thống kê của IATA, tỷ lệ e-AWB toàn cầu đã tăng trưởng đáng kể qua các năm, cho thấy sự chấp nhận ngày càng rộng rãi của thị trường.

Tuy nhiên, e-freight vẫn còn một số hạn chế. Nó chủ yếu tập trung vào việc số hóa các chứng từ riêng lẻ, chưa thực sự tạo ra một luồng dữ liệu liền mạch, thống nhất giữa các bên. Mỗi bên vẫn có thể có hệ thống riêng, định dạng dữ liệu riêng, dẫn đến việc chuyển đổi và tích hợp thông tin đôi khi vẫn còn phức tạp. Đây chính là mảnh đất để ONE Record ra đời.

ONE Record của IATA: Bước tiến đột phá hướng tới "ngôn ngữ chung"

Nếu e-freight là việc số hóa từng mảnh ghép, thì ONE Record của IATA chính là việc tạo ra một bức tranh hoàn chỉnh, một “ngôn ngữ chung” cho toàn bộ chuỗi cung ứng vận tải hàng không. Mục tiêu của ONE Record là tạo ra một mô hình dữ liệu duy nhất, được chia sẻ và truy cập bởi tất cả các bên liên quan trong thời gian thực. Tưởng tượng mà xem, thay vì mỗi bên giữ một bản sao dữ liệu của mình, giờ đây tất cả cùng nhìn vào một “phiên bản sự thật” duy nhất, được cập nhật liên tục.

Cụ thể hơn, ONE Record không chỉ dừng lại ở việc số hóa chứng từ. Nó tạo ra một “file lô hàng ảo” (virtual shipment file) mà trong đó tất cả các thông tin liên quan đến lô hàng – từ thông tin đặt chỗ, AWB, manifest, thông tin hải quan, đến tình trạng lô hàng, nhiệt độ, độ ẩm (nếu có) – đều được lưu trữ và truy cập thông qua các API (Application Programming Interface) tiêu chuẩn.

IATA đặt mục tiêu đến năm 2026, 100% các lô hàng vận chuyển bằng đường hàng không sẽ được xử lý theo tiêu chuẩn ONE Record. Đây là một mục tiêu rất tham vọng nhưng cũng cho thấy quyết tâm của IATA trong việc thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện cho ngành.

Doanh nghiệp giao nhận cần chuẩn bị gì?

Với anh em làm giao nhận, đây không phải là chuyện của riêng hãng hàng không hay sân bay nữa. Chúng ta là một mắt xích quan trọng trong chuỗi, và việc thích nghi với ONE Record là điều bắt buộc. Vậy cần chuẩn bị những gì?

1. Đánh giá lại hệ thống CNTT hiện có:

   Hệ thống quản lý vận tải (TMS), hệ thống quản lý kho (WMS) của công ty có khả năng tích hợp với các API tiêu chuẩn của ONE Record không? Nếu chưa, cần lên kế hoạch nâng cấp hoặc thay thế. Đây là khoản đầu tư không nhỏ, nhưng sẽ giúp doanh nghiệp không bị "lạc hậu" trong cuộc chơi số. Nhiều doanh nghiệp giao nhận lớn đã bắt đầu đầu tư vào các nền tảng tích hợp hoặc hợp tác với các nhà cung cấp giải pháp công nghệ để đảm bảo khả năng tương thích.

2. Đào tạo nhân sự:

   Chuyển đổi số không chỉ là chuyện công nghệ mà còn là chuyện con người. Nhân viên cần được đào tạo để hiểu về ONE Record, cách sử dụng các hệ thống mới, và quan trọng hơn là thay đổi tư duy làm việc, từ thủ công sang tự động hóa, từ dữ liệu rời rạc sang dữ liệu tích hợp. Kỹ năng phân tích dữ liệu và ra quyết định dựa trên dữ liệu sẽ ngày càng trở nên quan trọng.

3. Hợp tác với các đối tác trong chuỗi:

   ONE Record chỉ thực sự hiệu quả khi tất cả các bên cùng tham gia. Doanh nghiệp giao nhận cần chủ động làm việc với các hãng hàng không, nhà ga hàng hóa, đại lý, và cả khách hàng để hiểu rõ yêu cầu và cùng nhau xây dựng quy trình làm việc mới. Việc thiết lập các thỏa thuận chia sẻ dữ liệu và đảm bảo an toàn thông tin là cực kỳ quan trọng.

4. Nghiên cứu và thử nghiệm các giải pháp mới:

   Thị trường công nghệ logistics đang phát triển rất nhanh. Có rất nhiều giải pháp từ các startup đến các tập đoàn lớn cung cấp các công cụ hỗ trợ cho việc triển khai ONE Record. Anh em nên tìm hiểu, thậm chí thử nghiệm các giải pháp phù hợp với quy mô và đặc thù của doanh nghiệp mình. Đừng ngại đổi mới, vì đây chính là cơ hội để tạo ra lợi thế cạnh tranh.

5. Tuân thủ quy định pháp luật và hải quan:

   Tại Việt Nam, Tổng cục Hải quan cũng đang đẩy mạnh các chương trình số hóa, điện tử hóa thủ tục hải quan. Việc tích hợp dữ liệu từ ONE Record vào hệ thống hải quan điện tử sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và minh bạch hơn. Doanh nghiệp cần cập nhật các quy định mới nhất để đảm bảo tuân thủ và tận dụng tối đa lợi ích từ việc số hóa.

Thách thức và cơ hội

Chuyển đổi số, đặc biệt là với một tiêu chuẩn toàn cầu như ONE Record, chắc chắn sẽ đi kèm với nhiều thách thức. Chi phí đầu tư ban đầu, sự phức tạp trong tích hợp hệ thống cũ, và cả sự kháng cự thay đổi từ phía nhân sự là những rào cản không nhỏ. Tuy nhiên, nhìn về dài hạn, đây là một cơ hội lớn để các doanh nghiệp giao nhận nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hóa hoạt động, và mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt hơn cho khách hàng.

Một ví dụ cụ thể, các doanh nghiệp áp dụng sớm các công nghệ số hóa có thể giảm đáng kể thời gian xử lý chứng từ, từ vài giờ xuống còn vài phút, giúp hàng hóa được thông quan nhanh hơn và giảm chi phí lưu kho. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao uy tín và khả năng phục vụ khách hàng.

Hy vọng những chia sẻ này giúp anh em có cái nhìn rõ hơn về bức tranh chuyển đổi số trong vận tải hàng không. Mọi thắc mắc hay góp ý, cứ để lại bình luận nhé. Hẹn gặp lại trong các bản tin phân tích chuyên sâu sắp tới!

Nguồn tham khảo

• IATA
• IATA ONE Record
• Logistics & Supply Chain Management
• Vietnam Customs
• FreightWaves
• TIACA

⚖️ Bài viết dùng thông tin công khai, là quan điểm cá nhân, không phải khuyến nghị đầu tư.